Guide du demandeur: Appel de proposition complète de projet (PCP) concernant les études environnementales et sociales – Atelier sur les coraux et les éponges

Table des matières

• Préface – Processus de proposition complète de projet
• Introduction
• Objectif et portée
• Critères clés
• Principaux résultats
• Bénéficiaires de financement admissibles
• Allocation de fonds
• Processus d’application et de sélection
• Calendrier
• Pour nous contacter
• ANNEXE A – Détail des considérations particulières
• Annexe B – Jalons et budget détaillés du projet
• ANNEXE C – Lettres de soutien
• ANNEXE D – Conditions générales du Fonds pour l’étude de l’environnement
• ANNEXE E – Dépenses admissibles
• ANNEXE F – Soutien en nature

Préface – Processus de proposition complète de projet

Ce guide décrit le processus de proposition complète de projet (PCP) pour les projets qui seront financer par le Fonds pour l’étude de l’environnement (FEE).

Ce guide explique comment le FEE examinera, de manière cohérente, équitable et transparente, les propositions de projet soumises en réponse à l’appel de proposition complète de projet afin d'identifier, sélectionner et approuver une allocation de financement aux projets qui correspondent le mieux aux objectifs du FEE.

La date limite pour la soumission d'une proposition complète de projet dans le cadre du présent appel de recherche est le 18 août 2024 à 23H59 HE. Les propositions de projet soumises après cette date ne seront pas acceptées.

Si la proposition est approuvée pour financement et que le promoteur est un gouvernement fédéral, provincial, territorial ou municipal, ou l'un de leurs ministères et organismes, les parties entameront des négociations en vue d'un protocole d'entente (PE). Si le promoteur n'est pas un gouvernement ou l'un de leurs ministères et organismes, les parties entameront des négociations en vue d'un accord de financement. L'expression « accord de financement », dans ce document à partir de maintenant, signifiera soit un protocole d'entente soit un accord de financement, basé sur l'affiliation du promoteur.

Toute proposition dans le cadre de ce processus sera conditionnelle à la signature d'un accord de financement. Jusqu'à ce qu'un accord de financement écrit soit signé par les deux parties, il n'existe aucun engagement ou obligation de la part de Ressources naturelles Canada (RNCan) d'apporter une contribution financière à un projet.

Le Conseil de gestion ou le Secrétariat du FEE n'acceptera aucune demande de la part d'un promoteur de revoir ou de reconsidérer les décisions d'approbation de projet pris par le Conseil de gestion du FEE.

Le Conseil de gestion du FEE se réserve le droit de modifier ou d'annuler le processus et les délais actuellement envisagés à sa seule discrétion. Tous les changements seront communiqués aux promoteurs par courrier électronique.

Introduction

Le Fonds pour l’étude de l’environnement (FEE) a pour objet de financer des études environnementales et sociales portant sur la manière dont les activités de prospection, d’exploitation et de production pétrolières doivent être menées sur les terres domaniales et aux conditions dans lesquelles elles doivent l’être. À ce titre, le FEE finance des études qui fournissent aux intervenants des renseignements pertinents de nature environnementale et sociale ayant trait aux activités d’exploration, de développement et de production pétrolière sur les terres domaniales. Ces renseignements peuvent être utilisés pour informer les meilleures pratiques opérationnelles ainsi que pour élaborer des politiques et des règlements. Pour obtenir de plus amples informations sur le Fonds, consultez notre site web : www.fondsee.org/.

Les coraux et les éponges jouent un rôle écologique important dans les environnements des fonds marins, comme au large de Terre-Neuve-et-Labrador. Pêches et Océans Canada (MPO) a récemment élaboré et publié des Directives régionales sur les mesures de protection des coraux et des éponges que les opérateurs pétroliers et gaziers sont tenus de mettre en œuvre avant de procéder à des forages exploratoires dans la zone extracôtière Canada-Terre-Neuve-et-Labrador.

Ce document d’orientation du MPO est basé sur les meilleurs renseignements et conseils scientifiques disponibles, les meilleures pratiques internationales, les pratiques industrielles régionales et la rétroaction des parties intéressées.

Depuis plusieurs années, conformément aux exigences de l’Office Canada-Terre-Neuve-et-Labrador des hydrocarbures extracôtiers (C-TNLOHE), les exploitants d’installations pétrolières et gazières extracôtières effectuent des études sur des colonies d’espèces de corail particulières avant d’entreprendre des opérations de forage, afin d’éviter que ces colonies ne soient endommagées ou perturbées par la mise en place des points d’ancrage et les opérations de forage. En outre, en réponse aux conditions établies dans le cadre de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012), de la Loi sur les études d’impact – 2019 et du Règlement visant des activités concrètes exclues (puits d’exploration au large des côtes Terre-Neuve-et-Labrador), d’autres mesures d’atténuation ont été requises et confirmées par la publication, à l’automne 2023, des directives du MPO mentionnées ci-dessus. Les récents programmes de forage exploratoire menés par l’industrie ont appliqué ces directives à leurs opérations.

Dans le contexte de la mise en œuvre des directives du MPO au forage exploratoire extracôtier, il est opportun d’examiner l’application de ces directives afin de déterminer leur performance et leur efficacité en matière de protection des coraux et des éponges dans un contexte opérationnel. À cette fin, le présent appel de propositions vise à réunir le gouvernement, les organismes de réglementation, les experts scientifiques et l’industrie afin d’examiner les pratiques actuelles ainsi que la mise en œuvre et les résultats des récents programmes de forage.

Objectif et portée

L’objectif de cet appel est de concevoir, d’organiser et d’animer un atelier (le projet proposé) afin d’étudier l’expérience pratique acquise par l’industrie dans l’application des Directives régionales sur les mesures de protection des coraux et des éponges (Directives) du MPO. Plus précisément, il s’agit de partager les leçons tirées de son application et de son interprétation, et éventuellement de repérer les lacunes dans les connaissances afin de guider les recherches futures qui amélioreront la performance et l’efficacité des Directives.

Considérations particulières

Ce projet doit être mené en étroite collaboration avec le MPO, le C-TNLOHE, et les membres de l’industries pétrolières et gazières extracôtières de la côte Est.

Les principales considérations pour les quatre phases suivantes du projet d’atelier sont décrites plus en détail à l’annexe A.

Participation : Conceptuellement, le projet sélectionnera des participants parmi les membres du gouvernement, les organismes de réglementation, les experts scientifiques et les membres de l’industrie (membres de l’industrie pétrolières et gazières, consultants environnementaux ayant participé aux études sur les coraux et les éponges, et fournisseurs/opérateurs de matériel de relevé) qui ont utilisé les Directives pour les amener à participer, sur invitation seulement, à un atelier de deux jours afin d’aborder les objectifs décrits ci-dessus.

Phase préalable à l’atelier : Certaines tâches, telles qu’un sondage des participants et l’élaboration de documents à lire avant l’atelier, devront être envisagées afin de garantir que l’atelier soit focalisé et efficace.

Phase de l’atelier : L’atelier portera sur le partage des leçons apprises, les meilleures pratiques et l’identification des lacunes potentielles en matière de connaissances. Les thèmes de discussion proposés sont énumérés à l’annexe A.

Phase post-atelier: Cette phase devra inclure l’ébauche du compte rendu de l’atelier, à distribuer à tous les participants pour examen et validation avant la préparation du rapport technique final du FEE pour diffusion publique.

Critères clés

Emplacement: La proposition de projet doit être centrée sur les coraux et les éponges des eaux froides de l’Atlantique canadien situés dans les régions sud 5 à 11 du FEE.

Activités admissibles: Le mandat du FEE consiste à financer des études environnementales et sociales touchant la manière et les conditions selon lesquelles les activités de prospection, de mise en valeur et de production pétrolières sur les terres domaniales du Canada devraient être menées. De telles études pourraient entre autres comporter les éléments suivants :

• Atelier et activités de mobilisation
• Revue littéraire

À noter : aucune expérience sur le terrain n’est envisagée dans le contexte de cet appel de projet.

Engagement des parties concernées : Le Conseil de gestion du FEE accorde une grande importance sur l’engagement des parties concernées. Dans ce cas, les parties concernées sont celles définies dans le contexte des phases du projet décrites ci-dessus. In n’y a pas d’exigence en matière de sensibilisation ou d’engagement du public pour cet appel de propositions de projets.

Principaux résultats

Le projet proposé devra permettre d’orienter à la fois la future mise en œuvre des directives de protection des coraux et des éponges dans le contexte des forages exploratoires extracôtiers pétroliers et gaziers, et les futures recherches nécessaires pour soutenir cette mise en œuvre. À ce titre, il pourrait soutenir le processus de prise de décision ayant trait aux activités pétrolières et gazières extracôtières actuelles et futures, en fournissant des renseignements scientifiques sur la protection des coraux et des éponges, particulièrement dans les zones d’activité pétrolière et gazière extracôtières de l’est du Canada.

Bénéficiaires de financement admissibles

Les bénéficiaires de financement admissibles doivent être:

• Des personnes morales dûment constituées ou enregistrées au Canada, notamment:
  • Organismes à but lucratif ou non lucratif tel que des sociétés, associations industrielles, associations de recherche;
  • Organismes et groupes autochtones;
  • Groupes communautaires;
  • Établissements d'enseignement postsecondaire canadiens;
• Des gouvernements fédéral, provinciaux, territoriaux, régionaux et municipaux ainsi que leurs ministères, organismes et centres de recherche.

Allocation de fonds

Le FEE peut fournir une contribution allant jusqu’à 100 % du coût total du projet. Le financement disponible pour ce projet pourrait aller jusqu’à 200 000 dollars étalés sur deux exercices financiers. Comme indiqué dans la section « Objectifs et portée » ci-dessus, cette somme est destinée à couvrir les coûts liés à toutes les phases du projet. Aucuns frais d’inscription ne devront être demandés aux participants à l’atelier. Les projets doivent prendre fin avant le 31 mars 2026.

Aucune dépense engagée avant la signature d’un accord de financement ou d’un protocole d’entente ne sera comptabilisée à titre de dépenses admissibles par le FEE.

Le FEE encourage les projets collaboratifs et se réserve le droit de privilégier les projets soutenus par des collaborateurs qui apportent une contribution financière.

Le FEE encourage les demandeurs à envisager des partenariats ou des collaborations avec d'autres entités de recherche spécialisées ou engagées dans des recherches similaires à cette appel de proposition de projet. La nature des partenariats ou des collaborations potentiels doit être décrite de manière générale et supporté par des lettres d'intention de l'entité proposée. De tels partenariats ou collaborations ne doivent pas nécessairement être limités aux entités canadiennes. Toutefois, si des partenariats internationaux sont envisagés, la majeure partie du travail doit être effectué au Canada.

Processus d’application et de sélection

Le Fonds pour l'étude de l'environnement (FEE) s’est engagé à appliquer un processus de sélection des projets cohérent, équitable et transparent afin d’identifier, de sélectionner et d’approuver l’allocation de fonds aux projets qui correspondent le mieux aux objectifs du Fonds.

Des informations supplémentaires peuvent être demandées aux demandeurs à différents stades du processus d'examen. Ces demandes seront adressées par courrier électronique au chercheur principal indiqué sur le projet.

Dans le cadre du processus d'examen, les demandeurs peuvent être invités à présenter au Conseil de gestion du FEE une présentation sur le contenu de la proposition. Les détails, modèles et instructions seront fournis à une date ultérieure.

Tout au long du processus, les décisions prises seront définitives et aucun processus d'appel ne sera autorisé. À tout moment, les demandeurs retenus et non retenus seront informés de l'état de leur proposition.

Les propositions peuvent également être retirées à tout moment. Veuillez envoyer votre demande par écrit à ESRF-FEE@nrcan-rncan.gc.ca.

Soumission de la proposition complète de projet

Les demandeurs doivent remplir le formulaire de demande de proposition complète de projet (PCP) ainsi que le document Jalons et budget du projet (document Excel). Les propositions tardives et / ou incomplètes ne seront PAS acceptées. Les demandes doivent être soumisses par courriel avant 18 août 2024 à 23H59 HE à ESRF-FEE@nrcan-rncan.gc.ca avec le sujet « PCP – Coraux et éponges – NOM DU DEMANDEUR ». Nous recommandons aux demandeurs de conserver une preuve de la date et l’heure à laquelle leur formulaire de candidature a été soumis comme preuve en cas de litige.

Le demandeur doit fournir toutes les informations obligatoires pour être considéré pour un financement.

Évaluation

Un groupe d'experts évaluera le mérite de chaque proposition de projet. Le processus d'évaluation de la proposition de projet complète est hautement compétitif et seuls les projets de la plus haute qualité seront pris en considération pour le financement. Le succès de cette phase dépend de la qualité de la proposition de projet complète soumise. À cet égard, « qualité » désigne les mérites de la proposition en termes du potentiel d'impacts du projet basé sur les critères d'évaluation ainsi que de la manière dont la proposition répond à ces critères, y compris l'exhaustivité et la clarté. Il incombe à chaque demandeur de communiquer les mérites du projet proposé à travers les réponses fournies dans la proposition complète de projet.

Le demandeur doit démontrer qu'il possède à la fois la capacité et l'expérience pertinente à l’intérieur de son organisation ou par l’entremise de partenariats engagés dans la conception, la planification et la gestion du projet.

Les demandeurs seront également invités à présenter leurs projets au Conseil d'administration du FEE. De plus amples informations concernant ces présentations, y compris l'heure et le lieu, seront fournies aux demandeurs invités avant la date prévue. Les demandeurs sont encouragés à s'assurer qu'une personne de leur équipe est disponible pour présenter à l'heure allouée.

Calendrier

Date limite de soumission: 18 août 2024 à 23h59 HE

 

Dates importantes

Date	Description
18 août 2024 à 23h59 HE	Fermeture de l’appel de proposition complète de projet
Août-septembre 2024	Évaluation des propositions complètes de projet
Octobre 2024	Présentation prévue des propositions complète de projet au Conseil de gestion du FEE
Novembre 2024	Sélection des projets
* Le FEE se réserve le droit de modifier le processus de candidature et les délais à sa seule discrétion. Tous changement sera communiqué aux demandeurs par courrier électronique et les informations nécessaires relatifs aux changements seront fournis.

Pour nous contacter

Pour toute question relative au Fonds pour l’étude de l’environnement ou pour toute question d'ordre général concernant cet appel de recherche, veuillez-vous adresser au Secrétariat du FEE: ESRF-FEE@nrcan-rncan.gc.ca. La section Foire aux questions du site web du FEE sera mise à jour, si cela se justifie, et répondra aux principales questions des demandeurs.

ANNEXE A – Détail des considérations particulières

Ce projet doit être mené en étroite collaboration avec Pêches et Océans Canada, l’Office Canada-Terre-Neuve-et-Labrador des hydrocarbures extracôtiers (C-TNLOHE), ainsi que les membres de l’industrie pétrolières et gazières extracôtières de la côte Est.

Participation

Conceptuellement, le projet ciblera des participants parmi les membres du gouvernement, les organismes de réglementation, les experts scientifiques et les membres de l’industrie (exploitants d’installations pétrolières et gazières, consultants environnementaux ayant participé à des études sur les coraux et les éponges, et fournisseurs/opérateurs de matériel de relevé) qui ont utilisé les Directives, pour les amener à participer, sur invitation seulement, à un atelier de deux jours afin d’aborder les objectifs du présent appel de propositions. Afin de minimiser les frais de déplacement, l’atelier devra se dérouler à St. John’s (T. N. L.), où se trouvent la plupart des participants clés. Une option virtuelle devra également être envisagée pour les participants à distance. Les participants devront comprendre des intervenants de premier plan parmi les organisations suivantes :

• exploitants d’installations pétrolières et gazières assujetties aux Directives;
• consultants de l’industrie et fournisseurs/opérateurs de matériel de relevé ayant participé à la mise en œuvre des exigences des Directives pour le compte d’exploitants d’installations pétrolières et gazières;
• personnel de Pêches et Océans Canada ayant élaboré les Directives et/ou chargé de veiller à leur conformité;
• C-TNLOHE et l’Office Canada–Nouvelle-Écosse des hydrocarbures extracôtiers (OCNEHE);
• membres du conseil d’administration et du secrétariat du FEE (à titre d’observateurs).

Remarque :

• Il pourrait s’avérer utile d’inviter des experts en la matière ayant une expérience dans l’application de mesures de surveillance et/ou d’atténuation similaires visant les coraux et les éponges d’eau froide.
• Aucuns frais d’inscription ne seront facturés aux participants à l’atelier.

Phase préalable à l’atelier :

Avant l’atelier, les tâches suivantes doivent être envisagées afin de veiller à ce que l’atelier soit focalisé et efficace :

• dresser une liste des participants comme envisagé ci-dessus;
• établir l’ordre du jour de l’atelier;
• préparer des documents d’information identifiés comme nécessaires par les participants afin de leur fournir des lectures préliminaires;
• mener un sondage préliminaire des participants afin de mieux comprendre les problèmes rencontrés lors de l’application des Directives et de bien cibler la discussion pendant l’atelier;
• déterminer et recruter les conférenciers nécessaires, capables d’apporter une expérience pratique et un point de vue sur la question.

Phase de l’atelier : L’atelier portera sur le partage des leçons apprises, les meilleures pratiques et l’identification des lacunes potentielles dans les connaissances. Les sujets de discussion pourraient notamment comprendre :

• Un examen des Directives, de leur interprétation et de leur mise en œuvre, ainsi que des problèmes rencontrés.
• Les leçons tirées de la mise en œuvre des Directives : ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, ce qui devrait être approfondi ou éclairci.
• L’application opérationnelle des directives :
  • Conception du sondage et plateformes de surveillance (véhicules sous-marins autonomes ou télécommandés), méthodologie.
  • L’industrie, les organismes de réglementation et leurs conseillers scientifiques sont-ils d’accord avec les hypothèses actuelles figurant dans les Directives à propos du « seuil sans effet », ou est-il nécessaire de développer/valider des normes canadiennes?
  • Est-il nécessaire de disposer de davantage de données synoptiques sur la répartition des coraux et des éponges au large des côtes? Dans l’affirmative, comment cette étape devrait-elle être ciblée ou priorisée par rapport aux forages exploratoires pétroliers et gaziers actuels ou potentiels?
  • Quels sont les outils utilisés pour l’analyse et l’interprétation des données de relevé?
  • Comment ces données sont-elles interprétées? Existe-t-il un ensemble commun de méthodes ou d’outils? Quel est le rôle de l’IA dans l’interprétation des images?
  • Fait-on confiance aux renseignements? Quand dispose-t-on de données en quantité suffisante?

Phase post-atelier: Cette phase devra inclure une ébauche de compte rendu de l’atelier, à distribuer à tous les participants pour examen et validation avant la préparation du rapport technique final du FEE pour diffusion publique.

Annexe B – Jalons et budget détaillés du projet

Tous les demandeurs doivent remplir et soumettre une description détaillée des jalons et du budget du projet complet à l’aide du document Excel intitulé Jalons et budget du projet fournis dans le courriel de proposition complète de projet. Les jalons et le budget complétés doivent être soumis dans le format Excel d’origine.

Remarque: les demandeurs doivent consulter les conditions générales (Annexe D) pour déterminer si les coûts budgétés sont conformes. Veuillez indiquer tous les coûts qui ne suivent pas ces directives. En outre, toute contribution en nature (non monétaire) doit être identifiée séparément.

ANNEXE C – Lettres de soutien

Les demandeurs sont priés de fournir des lettres de soutien signées des partenaires du projet, y compris entités de financement, utilisateurs finaux potentiels, partenaires industriels et autres. Les lettres signées doivent être converties en PDF et combinées en un seul document, et doivent inclure les informations suivantes:

Contributions en espèces:

• Nom du partenaire;
• Résumé de la participation au projet proposé;
• Détails des engagements de financement et de tout échéancier ou condition associé à la confirmation de ces restrictions ou d'autres restrictions imposées au financement fourni par le partenaire; et
• Signature originale d'un représentant avec l'autorité déléguée en mesure d'engager légalement des fonds de l'entreprise ou de l'organisation.

Contributions en nature:

• Nom du partenaire;
• Résumé des engagements en nature et de tout échéancier ou condition associé à la confirmation de ces restrictions ou d'autres restrictions imposées au soutien en nature fourni par le partenaire; et
• Signature originale d'un représentant ayant le pouvoir délégué d'engager les ressources dans le projet.

ANNEXE D – Conditions générales du Fonds pour l’étude de l’environnement

Ce qui suit décrit les conditions générales du Fonds de recherche. D'autres restrictions et conditions peuvent s'appliquer à un appel de recherche spécifique. Toutes autres conditions spécifiques sont documentées dans le Guide du demandeur et le Formulaire d’inscription de l'appel en question.

Rôles des différente entités

• Le FEE est le Fonds pour l’étude de l’environnement représenté par son Conseil de gestion. La partie VII de la Loi fédérale sur les hydrocarbures énonce, entre autres, l'objet du FEE et les devoirs et fonctions de son Conseil de gestion.
• Le Secrétariat du FEE soutient administrativement le Conseil de gestion du FEE et fait partie du ministère des Ressources naturelles.
• Le ministère des Ressources naturelles fournit le cadre financier pour la gestion des fonds du FEE.

Bénéficiaires de financement admissible

Les bénéficiaires de financement admissibles doivent être:

• Des personnes morales dûment constituées ou enregistrées au Canada, notamment:
  • Organismes à but lucratif ou non lucratif tel que des sociétés, associations industrielles, associations de recherche;
  • Organismes et groupes autochtones;
  • Groupes communautaires;
  • Établissements d'enseignement postsecondaire canadiens;
• Des gouvernements fédéral, provinciaux, territoriaux, régionaux et municipaux ainsi que leurs ministères, organismes et centres de recherche.

Il est attendu à ce que les promoteurs (l'entité qui signera un accord de financement avec RNCan) soient les propriétaires majoritaires de tous les actifs achetés en totalité ou en partie grâce au financement fourni par le FEE.

Activités de recherche admissible

Les activités de recherche admissibles sont limitées aux études environnementales et sociales touchant la manière et les conditions selon lesquelles les activités de prospection, de mise en valeur et de production pétrolières sur les terres domaniales du Canada devraient être menées.

Période de dépenses admissibles

La période de dépenses admissibles dans le cadre d’une aide financière du FEE, couvre une période maximale de quatre ans suivant la date de signature de l’accord de financement. Aucune dépense engagée avant la signature de l’accord de financement sera comptabilisée en tant que dépense admissible du projet examiné par les Conseil de gestion du FEE. Tant qu’un accord de financement écrit ne sera pas signé par les deux parties, il n’existe aucun engagement ni obligation de la part de RNCan ou du FEE d’apporter une contribution financière à quelconque projet, y compris le remboursement de tout coût engagé ou payé avant la date de signature d’un tel accord de financement.

Financement du FEE

Transfer de fonds

L’éventuel financement par le FEE des propositions complètes de projets (PCP) est assujetti au succès des négociations entre les parties (le Secrétariat du FEE et le promoteur de chaque projet) concernant un accord écrit de financement et à l’approbation de l’accord de financement par le Conseil de gestion du FEE.

Si le promoteur est un gouvernement fédéral, provincial, territorial ou municipal ou un de ses ministères et organismes, les parties négocient un protocole d’entente (PE) plutôt qu’un accord de financement.

Jusqu’à ce qu’un accord de financement ou un PE écrit soit signé par les deux parties, le FEE et Ressources naturelles Canada ne sont liés par aucune responsabilité ni par aucun engagement ou obligation de verser une contribution financière au projet proposé. Par conséquent, tous les coûts ou toutes les dépenses engagés ou payés par le promoteur avant l’exécution d’un accord de financement ou d’un PE écrit par les deux parties relèvent de la seule responsabilité du promoteur, sans aucune obligation de la part du FEE et de Ressources naturelles Canada.

Définitions

Les termes suivants seront intégrés à l’accord de financement conclus avec les promoteurs sélectionnés.

“Contribution”

désigne le financement fourni par le Canada dans le cadre de l’accord de financement.

“Dépenses admissibles”

désigne les dépenses engages durant la Période de dépenses admissibles conformément aux modalités et conditions de l’accord de financement.

“Période de dépenses admissibles”

désigne la période entre la date de signature de l’accord de contribution et la date d’achèvement du projet.

“Engagés”

désignent, en ce qui a trait aux Dépenses admissibles, que dans un exercice donné, lesdites Dépenses ou une portion de celles-ci sont dues et exigibles.

“Engagées et payées”

désignent, en ce qui a trait aux Dépenses admissibles, que dans un exercice donné lesdites Dépenses pour les biens et les services ont été payées par le promoteur.

“Project”

désigne la proposition de projet présentée au FEE par le promoteur.

“Total des coûts du Projet”

désigne la somme de la contribution du Canada et des autres contributions en argent ou en nature reçues et fournies par le promoteur du Projet et directement attribuable au Projet.

Dépenses Admissibles

Les dépenses admissibles pour un projet approuvé dans le cadre du FEE doivent être directement liées à l'exécution de l'étude telle que définie dans les termes de l’accord de financement. Voir l'annexe E pour plus de détails sur les dépenses admissibles et l'annexe F pour les coûts en nature.

Détails relatifs aux paiements

Les paiements pourront être effectués après réception et approbation de rapports financiers décrivant les dépenses admissibles réelles engagées pour le projet conformément aux modalités établies dans l'accord de financement.

Le paiement final ne sera pas effectué tant que toutes les activités convenues dans le cadre du projet n'auront pas été achevées par le promoteur et seront jugées acceptables par le Conseil de gestion du FEE et RNCan. Afin d'assurer une supervision adéquate du projet, une retenue de paiement raisonnable pourrait s’appliquer, laquelle sera libérée une fois que toutes les conditions de l'accord de financement auront été remplies.

Cumul de l’aide financière

Avant de signer l’accord de contribution, le promoteur devra dévoiler toutes ses sources de financement (Canadien ou non-Canadien) pour le projet proposé, incluant les sources de financement en nature déjà approuvées.

Les projets collaboratifs sont encouragés et la préférence pourrait être donnée aux projets avec des collaborateurs contribuant financièrement au projet.

L’aide financière totale fournie par des organismes gouvernementaux canadiens (aux paliers fédéral, provincial, territorial et municipal) ne doit pas excéder 100% du total des coûts du projet. Si l’aide financière total fournie par des organismes gouvernementaux canadiens excède 100%, le Canada se réserve le droit de réduire la contribution accordée par le FEE jusqu’à atteindre la limite prévue de 100% pour ce qui est du cumul de l’aide financière. Si l’aide financière totale fournie par des organismes gouvernementaux canadiens excède 100% à l’achèvement du projet, le Canada se réserve le droit de récupérer l’excédent de contribution auprès du promoteur.

Contributions non remboursables

L’aide financière reçu pour un projet de recherche sous le FEE n’est pas remboursable parce que cette aide financière vise principalement à favoriser l’avancement de la recherche.

Vérifications

Les projets et les promoteurs peuvent faire l’objet de certifications à plusieurs reprises, que ce soit au moment où le projet est complété ou à la discrétion de RNCan. Les auditeurs peuvent appeler et éventuellement rendre visite à chaque promoteur sur place au début du projet pour expliquer le processus d'audit et passer en revue le déroulement des contrôles financiers du projet.

Exigences en matière de rapport

Selon une modalité énoncée dans l’accord de financement, les promoteurs de projets devront fournir périodiquement des rapports en vue de tenir le Secrétariat du FEE au courant de l’état du projet, du pourcentage du budget déjà dépensé et de tout problème pouvant entraîner des changements au calendrier du projet ou aux dépenses prévues dans l’exercice courant.

Une fois le projet terminé, le promoteur sera aussi tenu de fournir un rapport financier final du projet, un rapport détaillé définitif sur les activités et résultats du projet et tout autre rapports décrits et convenus dans l’accord de financement. Le contenu et le calendrier de ces rapports seront décrits dans l’accord de financement.

Rapports de suivi

Les promoteurs sont tenus de rendre compte des activités du projet chaque année pendant cinq ans après la fin du projet. Pour le suivi de la période de rapport, les promoteurs doivent fournir :

• Chaque année, un rapport à jour des aboutissements en ayant recours au gabarit fourni par le Secrétariat du FEE concernant les aboutissements à court, moyen et long terme;
• Un compte rendu des activités de diffusion des connaissances et des nouvelles informations que l’on peut mettre à la disposition des membres de l’industrie et du grand public (par exemple : publication scientifique).

Propriété intellectuelle

Toute propriété intellectuelle découlant du projet reviendra au bénéficiaire ou lui sera attribuée sous forme de licence. Le bénéficiaire accordera au Canada une licence non exclusive, irrévocable, mondiale et libre de redevance à perpétuité, qui autorise le Canada d’utiliser les données et les renseignements contenues dans les rapports et modifier ces rapports et documents à des fins gouvernementales non commerciales.

Le bénéficiaire veillera à ce que tout nouveau renseignement généré par l’étude financée au titre du FEE soit mis à la disposition du public, conformément au plan convenu de transfert des connaissances. Les renseignements générés avant le lancement de l’étude financée au titre du FEE, ou générés grâce à une autre source de financement, appartiendront toujours à leur propriétaire qui prendra toutes les décisions quant à l’octroi de licences et à la diffusion de ces renseignements.

Jusqu’à ce que l’étude soit terminée et que le Conseil de gestion ait donné son approbation finale, les résultats des études et la propriété intellectuelle générée en cours de projet doivent demeurer confidentiels, à moins d’autorisation expresse par le Conseil de gestion du FEE.

Confidentialité

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information [Section 20(1)] et à la Loi sur la protection des renseignements personnels [Section 19(1)], toutes les lettres d’intérêt et les propositions complètes de projet reçues par le Secrétariat du FEE seront traitées confidentiellement et ne seront transmises à nulle tierce partie autre que les examinateurs techniques ayant obtenu mandat du Conseil de gestion du FEE, sans l’autorisation expresse écrite du proposant de projet (désigné proposant principal dans le cas de propositions à partenaires multiples).

Les examinateurs techniques ayant obtenu mandat du Conseil de gestion du FEE et qui sont employés par le gouvernement du Canada sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant le traitement des renseignements confidentiels.

Les examinateurs techniques ayant obtenu mandat du Conseil de gestion du FEE et qui ne sont pas employés par le gouvernement du Canada devront conclure un accord de non-divulgation avant d’avoir accès aux lettres d’intérêt et aux propositions complètes de projet.

Engagement à l’égard de l’équité et de la transparence

Ressources naturelles Canada et le Conseil de gestion du FEE ont pris l’engagement d’appliquer un processus équitable et transparent de gestion du FEE. Toutes les évaluations et les décisions effectuées et prises par Ressources Naturelles Canada et par le Conseil de gestion du FEE respecteront cet engagement.

Les membres du Conseil de gestion du FEE et le personnel du Secrétariat du FEE chargés de gérer cet appel de recherche ne fourniront pas d’avis ou de conseils spécifiques quant à la préparation d’une lettre d’intérêt ou d’une proposition complète de projet. Aucune rencontre concernant l’appel de lettres d’intérêt du FEE ou l’appel de propositions complètes de projet n’aura lieu entre un proposant et les membres du Conseil de gestion du FEE ou du personnel du Secrétariat du FEE participant au processus de sélection de projets.

En outre, pour parer au risque de conflit d’intérêts réel, éventuel ou apparent, les membres des comités techniques d’experts qui ont un intérêt direct comme participant éventuel dans un projet particulier devront signer une déclaration concernant leur intérêt dans le projet et ne seront pas autorisés à participer à l’évaluation de ce projet.

Le demandeur peut adresser ses demandes de renseignements généraux au Secrétariat du FEE : ESRF-FEE@nrcan-rncan.gc.ca. Une section de Foire aux questions sera affichée sur le site web s’il y a lieu de répondre aux principales questions des demandeurs.

Loi sur l’évaluation d’impact (2019)

La Loi sur l'évaluation d'impact (2019) est le fondement juridique du processus fédéral d'évaluation environnementale pour la plupart des projets au Canada, à l'exception des projets dans la vallée du Mackenzie, au Yukon et au Nunavut, où d'autres processus et lois peuvent s'appliquer. La Loi sur l'évaluation d'impact décrit les responsabilités, les exigences et les procédures d'évaluation environnementale des projets et établit un processus d'évaluation des effets environnementaux potentiels des projets pour lesquels le gouvernement du Canada a une responsabilité décisionnelle.

Les promoteurs devraient indiquer clairement dans leur demande si une évaluation environnementale fédérale est requise, car des informations supplémentaires pourraient être demandées par le FEE.

Autres conditions

• Aucun membre de la Chambre des communes ne peut être admis à une part ou une partie des accords de financement, ni à aucun avantage en résultant.
• Si applicable, les projets seront soumis à des évaluations environnementales appropriées avant le déblocage de tout fonds.
• Le promoteur se conformera à la Loi sur les conflits d'intérêts, au Code sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat des titulaires de charge publics.
• Le financement peut être annulé ou réduit si la partie VII de la Loi fédérale sur les hydrocarbures est modifiée par le Parlement ou si les prélèvements recommandés par le Conseil de gestion du FEE ne sont pas approuvés. Les accords comprendront des dispositions pour l'annulation ou la réduction du financement dans l'éventualité où la partie VII de la Loi fédérale sur les hydrocarbures est modifiée par le Parlement ou les prélèvements recommandés par le Conseil de gestion du FEE ne sont pas approuvés.
• Les promoteurs devront reconnaître le soutien financier du Fonds pour l’étude de l’environnement du Canada dans toutes les informations publiques produites dans le cadre du projet.
• Dans le cadre des exigences de suivi du projet, le Secrétariat du FEE aura le droit de visiter et d'inspecter tous les sites du projet, moyennant un préavis raisonnable aux promoteurs du projet.

ANNEXE E – Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles visant un projet approuvé au titre du FEE doivent être directement liées à la mise en œuvre et à l’exécution d’un projet et nécessaires à ces fins, tel que défini dans les conditions de l’accord de financement ou du PE, y compris :

• Les salaires et avantages sociaux des employés inscrits dans le registre de paye du bénéficiaire pour le temps effectif que l’employé consacre au projet;
• Les services ou frais professionnels, scientifiques, techniques et contractuels;
• Lorsque que les services sont fournis directement par le promoteur du projet, des honoraires professionnels, scientifiques ou techniques peuvent être facturés en lieu et place des salaires et avantages, étant donné que ces honoraires sont ceux habituellement facturés aux clients par le promoteur du projet.
• Les frais de déplacement raisonnables, y compris repas et hébergement;
• Les services d’impression;
• Les services de collecte de données, y compris traitement, analyse et gestion;
• Les droits de licence et permis;

Les Services d’essai sur le terrain;

• L’achat, l’installation et l’essai de l’équipement, du matériel et des produits admissibles (sous réserve de l’approbation du Conseil de gestion du FEE et de l’inclusion explicite dans l’accord de financement ou le PE), y compris outils et instruments de diagnostic et d’essai;
• Fournitures et matériel de laboratoire et de terrain;
• Les taxes fédérales et provinciales qui ne sont pas remboursées;
• Les frais généraux, à condition qu’ils puissent être directement reliés à la réalisation du projet et lui être attribués (limités à 15 % des dépenses admissibles totales).

Salaires : Les salaires comprennent les salaires de tout le personnel qui participe directement au projet.

Les réclamations salariales doivent être appuyées par des documents appropriés, comme des feuilles de temps et des relevés, et être conservées à des fins de vérification au moment opportun. Le personnel de gestion est tenu de tenir des relevés appropriés du temps consacré au projet.

Avantages sociaux : Les avantages sociaux sont définis comme étant une part proportionnelle jugée raisonnable des dépenses associées aux coûts directs de la main-d’œuvre telle que la part de l’employeur du Régime de pensions du Canada ou du Régime des rentes du Québec et de l’assurance-emploi, les avantages indirects tels que les régimes de santé et l’assurance maladie, l’indemnisation des accidents du travail, les congés de maladie et les congés annuels. Les coûts qui ne sont pas liés au projet ou qui ont été facturés sur une base indirecte ne sont pas admissibles.

Matériaux : Les matériaux comprennent les matériaux utilisés dans le cadre de l’exécution du projet, y compris ceux qui sont nécessaires pour les activités de contrôle. Seuls les services utilisés pour faire fonctionner l’équipement ou poursuivre certains processus sont admissibles et peuvent être mesurés et déclarés séparément du coût total des services. Les coûts des services publics liés aux bâtiments ne sont pas admissibles.

Les matériaux achetés et utilisés seulement aux fins du projet sont admissibles. Tous les matériaux doivent être portés sur la facture du projet à leur prix net excluant la taxe sur les produits et services (TPS), une fois déduits tous les rabais et crédits similaires. Les matériaux en surplus doivent être inscrits au crédit du projet selon le prix d’achat original.

Équipement : L’équipement désigne l’équipement acquis ou construit exclusivement pour le projet, et que le Conseil de gestion du FEE a jugé nécessaire. Afin d’être admissible, cet équipement doit être identifié dans l’estimation des coûts du projet. Tout équipement doit être porté sur la facture du projet à son prix net (excluant la TPS), après déduction de tous les rabais et frais similaires.

Sous-traitants et experts-conseils : La nature des biens et services à acquérir doit être définie dans l’estimation des coûts de la proposition de projet. La somme admissible d’un sous-traitant ou d’un expert-conseil doit être la somme réelle que représente ce contrat.

Services de mise à l’essai : Les services de mise à l’essai admissibles sont ceux fournis par des organismes de mise à l’essai ou des laboratoires agréés, comme l’Association canadienne de normalisation et le Conseil canadien des normes, et ils doivent être essentiels à la réussite du projet. Les services de mise à l’essai doivent être facturés au coût réel. Les coûts réglementaires, si nécessaire, peuvent être admissibles (p. ex. essais visant à respecter les normes environnementales). Tous ces coûts doivent être indiqués dans les estimations des coûts de la proposition de projet originale.

Frais de déplacement, de repas et de logement : Sauf indication contraire dans l’accord de contribution entre le FEE et le promoteur, les taux du Conseil du Trésor qui sont en vigueur au moment où ces dépenses sont engagées doivent être utilisés pour le remboursement des dépenses suivantes :

• Les frais de déplacement, de repas et d’hébergement engagés dans le cadre d’une rencontre avec des représentants du FEE.
• Les frais de déplacement, de repas et d’hébergement nécessaires dans le cadre d’autres activités de projet telles que les essais pratiques et les démonstrations effectués loin de l’emplacement habituel du promoteur, les réunions portant sur la planification et l’examen de projets entre le promoteur principal et ses partenaires.

Frais généraux : Les frais généraux peuvent comprendre :

• Le soutien administratif fourni directement au projet par le ou les employés du promoteur, évalué selon les mêmes critères que le temps du personnel professionnel;
• L’entretien de routine de l’équipement de laboratoire et de terrain, fondé sur le coût réel pour le promoteur et qui est directement lié au projet;
• Les coûts de chauffage, d’électricité et d’exploitation des bureaux (p. ex. télécopies et téléphone), à la condition qu’ils soient directement liés au projet;
• Les frais généraux facturés par des universités.

Les frais généraux ne dépasseront pas 15 % des dépenses admissibles (frais généraux exclus).

Dépenses non admissibles

• Une partie des taxes fédérales et provinciales qui sont remboursées au promoteur;
• Coûts des terrains;
• Frais juridiques;
• Tous les coûts associés à la protection de la propriété intellectuelle;
• Coûts engagés avant la signature de l’accord de financement ou après l’échéance de la période de soumission des dépenses admissibles;
• Contributions en nature.

ANNEXE F – Soutien en nature

Le FEE accepte les contributions en nature (définition ci-dessous) dans le cadre des coûts totaux du projet, sous réserve des définitions et des limites décrites dans la présente section. Veuillez prendre note, toutefois, que l’on donne nettement la préférence aux contributions en argent. Le total en argent accordé par rapport au soutien en nature pourrait être pris en compte pour la sélection des projets. REMARQUE: Veuillez noter que le soutien en nature n’est pas remboursable à titre de dépenses admissibles.

Définitions

• Soutien en nature: une contribution semblable à des espèces sous la forme d’un élément d’actif^{Note de bas de page 1} pour lequel aucune somme n’est échangée, mais qui s’avère indispensable au projet, et que le promoteur de ce projet, advenant qu’il n’ait pu le fournir, devrait acheter sur le marché libre ou par voie de négociation avec un fournisseur.
• Juste valeur marchande: valeur moyenne en dollars que le promoteur du projet pourrait obtenir pour les éléments d’actif apportés sur un marché totalement libre et sans restriction, entre un acheteur souhaitant acheter et un vendeur souhaitant vendre (le promoteur) agissant indépendamment l’un de l’autre. À titre indicatif, cette valeur devrait représenter environ le coût initial moins l’amortissement.
• Client le plus favorisé: client à qui est accordée la plus forte remise sur le prix de vente normal d’un bien ou d’un service vendu par le promoteur du projet.

REMARQUE IMPORTANTE

Les contributions en nature proposées, jugées acceptables par les responsables du FEE, doivent être appuyées d'un engagement officiel de la part du promoteur du projet, avant que tout engagement quant au financement du FEE ne soit confirmé pour le projet proposé.

But

Cette section vise à déterminer les types de contributions non monétaires (« en nature »), offertes par le promoteur^{Note de bas de page 2}, qui sont acceptables dans le cadre du financement global du projet, et de fournir des directives quant à la façon d'établir la valeur de ces contributions.

Admissibilité des contributions en nature

Pour être admissible à titre d’apport en nature:

• Les éléments d’actif apportés doivent appartenir à l’une des catégories mentionnées ci-dessous, sous la rubrique « Catégorie de soutiens en nature admissibles »;
• Ils doivent contribuer de manière essentielle au succès du projet en question, sans quoi ils devraient être achetés par le promoteur du projet;
• Il doit être possible d’établir et de vérifier leur valeur;
• Cette évaluation doit être confirmée par le FEE ou ses vérificateurs, et acceptée par le promoteur du projet et du FEE avant qu'un accord de contribution soit signé.

Évaluation des contributions en nature

L’évaluation d’un soutien en nature peut s’effectuer selon deux approches différentes :

• Selon la juste valeur marchande, telle que décrite ci-dessus;
• Selon le coût différentiel pour le promoteur du projet ou ses partenaires et collaborateurs, c’est-à-dire le coût engagé par ces derniers pour fournir les éléments d’actif apportés en sus des coûts normaux d’exploitation.

Catégories de formes de soutien en nature admissibles

1. Salaires et avantages sociaux

Cette catégorie concerne les salaires et le temps des « salariés », fournis par le promoteur pour des travaux consacrés entièrement et directement à l’avancée du projet, en particulier la recherche, la mise au point et l’évaluation de technologies ainsi que les analyses d’experts.

• Les services d’un employé du promoteur d’un projet doivent être évalués selon le salaire normal de celui-ci (plus une proportion raisonnable et autorisée attribuable aux avantages sociaux, à l’exclusion des frais généraux), à condition que ces services soient compatibles avec les fonctions pour lesquelles le salarié est rétribué normalement.

2. Services professionnels, scientifiques et d’impartition

Cette catégorie porte sur la fourniture de services techniques et analytiques. Ces derniers comprennent les services techniques habituels en laboratoire et sur le terrain tels que la collecte de données, les analyses et les mesures en laboratoire ou sur le terrain, à l’exclusion de l’entretien de l’équipement. Ces services peuvent être fournis soit par une composante de l’organisation générale du promoteur du projet, soit par une tierce partie.

La valeur des services techniques et d’analyse fournis par le promoteur ou qui lui ont été livrés, devrait être le moindre des deux sommes suivantes : soit le taux interne^{Note de bas de page 3} de la prestation du service par le promoteur du projet si ce service est réalisé à l’interne (c’est-à-dire, au sein de l’organisation de ce dernier), soit le coût différentiel pour le promoteur du projet s’il est fourni par une tierce partie.

3. Fourniture d'équipements et de matériel pour le travail en laboratoire et sur le terrain

Cette catégorie inclut les équipements ainsi que le matériel de laboratoire et de terrain fournis par le promoteur du projet ou qui lui sont fournis, ainsi que l’accès à des logiciels propriétaires et à des bases de données détenues par le promoteur ou qui lui sont fournis et leur utilisation.

L’évaluation des équipements et du matériel de laboratoire et de terrain et des matériaux fournis pour la réalisation du projet doit se conformer aux critères suivants:

• La valeur des fournitures et du matériel ne doit pas dépasser le prix de vente au client le plus favorisé du fournisseur au moment de sa mise à disposition;
• La valeur des équipements ne doit pas dépasser la juste valeur marchande d’un équipement dont l’état et l’âge sont similaires au moment de la mise à disposition;
• Si le matériel est destiné à un usage spécial, unique en son genre, sa valeur ne doit pas dépasser le coût de conception, d’essai et de fabrication pour le fournisseur;
• La valeur de l’utilisation de logiciels propriétaires et de bases de données, ainsi que la valeur de l'accès à ceux-ci, devraient correspondre au coût différentiel engagé par le promoteur du projet pour fournir une telle accessibilité et une telle utilisation, par exemple, le temps du personnel concerné, y compris toute formation requise pour l’utilisation de ces bases et logiciels. Les coûts associés à l’élaboration de logiciels ou de bases de données ne sont pas admissibles à titre d’apport en nature.

4. Frais de déplacement, de repas et d’hébergement

À moins d’être stipulés autrement dans l’accord de contribution entre le FEE et le promoteur, les taux établis par le Conseil du Trésor qui sont en vigueur au moment de la signature de l’accord de contribution doivent être utilisés pour attribuer une valeur aux dépenses suivantes:

• Les frais de déplacement, de repas et d’hébergement engagés dans le cadre d’une rencontre avec des représentants du FEE.
• Les frais de déplacement, de repas et d’hébergement nécessaires dans le cadre d’autres activités de projet telles que les essais pratiques et les démonstrations effectués loin de l’emplacement habituel du promoteur; les réunions portant sur la planification et l’examen de projets entre le promoteur principal et ses partenaires.

5. Frais généraux

Les frais généraux peuvent inclure ce qui suit:

• Le soutien administratif fourni directement au projet par les employés du promoteur, évalué sur une même base que le temps du personnel professionnel (telle que décrite dans la catégorie 1);
• L’entretien normal des laboratoires et du matériel mobile, fondé sur le coût réel pour le promoteur directement lié au projet;
• Les coûts de chauffage, d’électricité et d’exploitation du bureau (p. ex. les télécopieurs et les téléphones) à condition qu’ils soient directement liés au projet.

Les frais généraux seront négociés et convenus individuellement avant la signature de l'accord de contribution avec les promoteurs du projet. Ils ne dépasseront pas 15 % des dépenses admissibles.